Tips voor een goede voorbereiding op een aanbesteding

We kennen allemaal het cliché; een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker bij de voorbereiding op een aanbesteding. Aanbesteden voelt soms als een race tegen de klok. En juist daarom is het van belang om je goed voor te bereiden. Een goede voorbereiding op een aanbesteding levert namelijk veel tijdwinst op in het verdere traject.

Belangrijkste tip voorbereiding aanbesteden

Onze belangrijkste tips? Begin voordat een aanbesteding gepubliceerd wordt met voorbereiden. De tijd die je daarna hebt om in te schrijven, kun je dan maximaal benutten. En dat geeft rust. Wel zo fijn.

5 tips voor het aanbestedingsproces

Wij geven je een aantal tips om rust te brengen in jouw aanbestedingsproces.

1. Zorg dat de belangrijkste documenten klaarstaan

Stel je voor, je bent nummer één geworden, maar je wordt alsnog terzijde gelegd omdat je de Gedragsverklaring Aanbesteden te laat had aangeleverd. Voor alle duidelijkheid; te laat aanleveren is hetzelfde als niet aanleveren. De gemiddelde wachttijd op een Gedragsverklaring aanbesteden bedraagt vier tot zes weken. Houd hier dus rekening mee. Zorg ervoor dat je alle standaarddocumenten op orde hebt. Dus niet alleen de Gedragsverklaring Aanbesteden, maar ook ISOcertificaten, verzekeringspolissen etc. Tip: behoud het overzicht van al deze documenten met een handige checklist.

2. Houd je concurrenten in de gaten

Voor zowel grote als kleine partijen zijn overheidsopdrachten aantrekkelijk. Laat je niet verrassen bij de gunning en zorg dat je weet wie je concurrenten zijn. En dat niet alleen, doe onderzoek naar waar zij goed in zijn. Maak regelmatig een concurrentie-analyse. Aan de hand hiervan kun jij je onderscheiden van je concurrenten.

3. Informatie over de huidige leverancier

Wanneer je weet dat er een concrete aanbesteding aankomt, achterhaal dan wie de huidige leverancier is. Het is namelijk vaak zo dat de aanbestedende dienst zijn uitvraag baseert op de mate van tevredenheid van de huidige leverancier. Door hier informatie over in te winnen, weet je meteen waar eventuele pijnpunten liggen en nog belangrijker; hoe jij je kunt onderscheiden.

4. Spreek de taal van de aanbestedende dienst

Wanneer je de taal van de aanbestedende dienst spreekt, scoor je een stuk gemakkelijker het maximale aantal punten. De aanbestedende dienst hoeft zich dan namelijk niet te verdiepen in jouw vaktermen. Markeer de relevante terminologie in de beleidsstukken die je doorneemt. Deze termen helpen de beoordelingscommissie je offerte op waarde te schatten.

5. Sta in de startblokken

Zorg ervoor dat je geen kostbare tijd verliest wanneer een aanbesteding gepubliceerd wordt. Start meteen met een kick-off meeting. Tijd is namelijk cruciaal bij een succesvol en bovenal, stressvrij aanbestedingsproces.

Meer, makkelijker en sneller aanbesteden? Abonneer je dan op TenderXL.

Contact us

Neem telefonisch contact met ons op of vul onderstaand formulier in, we nemen dan binnen 24 uur contact met je op.