Waarom aanbesteden?

Waarom wordt er eigenlijk aanbesteed? Om een paar redenen. In de eerste plaats is er Europese wet- en regelgeving die erop gericht is de interne markt te stimuleren. Daarom zijn de basisbeginselen van Aanbestedingsrecht ook Europese beginselen.

 

In de tweede plaats, geeft de (semi-)overheid belastinggeld uit, geld van ons allemaal dus. Dat mag niet zo maar. Een aanbestedingsprocedure is erop gericht om voorkeuren en afkeuren van de overheid uit het proces te halen zodat de beste offerte wint en er geen sprake is van vriendjespolitiek.

 

In een aanbesteding wordt concurrentiestelling opgewekt. Dat is tenminste de bedoeling. De gedachte is dat bedrijven scherpere offertes maken als ze weten dat er meer kapers op de kust zijn. Het is dus een inkoopinstrument om ‘best value for taxpayers money’ te krijgen.

Wat is een Europese aanbesteding?

Een Europese aanbesteding is een overheidsopdracht die wordt opengesteld voor bedrijven uit de hele Europese Unie. Alle bedrijven die belangstelling hebben voor deze aanbesteding moeten op gelijke wijze behandeld worden. Dat betekent bijvoorbeeld dat deze aanbestedingen worden gepubliceerd in alle talen van de Europese Unie op de Tender Electronics Daily. TenderNed publiceert alleen de opdrachten van de Nederlandse overheid.

Wat is een onderhandse aanbesteding?

Onderhandse aanbestedingen zijn opdrachten die een waarde hebben die lager ligt dan de Europese drempelwaarden. Voor die opdrachten mag de (semi-)overheid bedrijven uitkiezen die ze uitnodigt om een offerte uit te brengen. Onderhandse aanbestedingen worden om die reden niet openbaar gepubliceerd.

Enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding nodigt de overheid 3 – 5 partijen uit. Er zijn ook enkelvoudige aanbestedingen. Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding ben je de enige die wordt uitgenodigd. Het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst bepaalt welke drempelbedragen ze hanteren voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse gunning.

 

In je TenderXL account vind je deze informatie bij het account van de aanbestedende dienst en in het inkoopprofiel.

Hoe word ik uitgenodigd voor onderhandse opdrachten?

Voor onderhandse opdrachten geldt dat inkopers bepalen wie ze uitnodigen. Dat moeten ze wel op een objectieve manier doen. Een van de manieren om dat netjes te organiseren, is door te werken met een leveranciersbestand, een shortlist, een voorkeurslijst of en groslijst. Volgens een vaste methode worden de bedrijven die op die lijsten staan dan om de beurt uitgenodigd om een offerte uit te brengen. In je TenderXL account krijg je rechtstreeks toegang tot de voorkeurs- of groslijst van de aanbestedende dienst waar jij graag zaken mee wil doen. Vooropgesteld dat die werkt met zo’n lijst natuurlijk. Heeft jouw beoogde klant niet zo’n lijst,  dan kun je het beste bellen om te vragen waar je je aan kunt melden als leverancier.

Wat zijn de Europese drempelbedragen?

Europese drempelbedragen zijn bedragen die door de Europese Commissie worden vastgesteld. Komt de geschatte waarde van een overheidsopdracht boven de drempelwaarde uit, dan moet die opdracht Europees worden aanbesteed. De drempelwaarden zijn per 1 januari 2020 verlaagd naar:

Klassieke overheid: Richtlijn 2014/24/EU

Werken €5.350.000,-

Leveringen en diensten voor centrale overheid €139.000,-

Leveringen en diensten voor decentrale overheid €214.000,-

Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten €750.000,-

Prijsvragen voor centrale overheid €139.000,-

Prijsvragen voor decentrale overheid €214.000,-

Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde werken €5.350.000,-

Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde diensten die verband houden met werken €214.000,-

Concessieopdrachten: Richtlijn 2014/23/EU

Concessieovereenkomsten voor (openbare) werken €5.350.000,-

Dienstenconcessies €5.350.000,-

Speciale sectorbedrijven: Richtlijn 2014/25/EU

Werken €5.350.000,-

Leveringen en diensten €428.000,-

Opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten €1.000.000,-

Defensie: Richtlijn 2009/81/EG

Werken €5.350.000,-

Leveringen en diensten €428.000,-

Wat is BPKV?

De betekenis van BPKV is beste-prijs-kwaliteit-verhouding. Voordat de Aanbestedingswet op 1 juli 2016 wijzigde, werd er ook wel gesproken van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). EMVI is sindsdien de overkoepelende term geworden voor alle drie de gunningscriteria. De BPKV is dus een van de drie gunningscriteria bij een aanbesteding. Middels de BPKV wordt de markt uitgedaagd om meer kwaliteit te leveren dan de minimale eis.

BPKV criteria 

Bij een aanbesteding op basis van BPKV wordt er naar meer gekeken dan alleen de beste prijs. Een gunning wordt geselecteerd op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. 

 

In de aanbestedingsleidraad van de opdrachtgever staan onder meer de doelstellingen van het project en de BPKV criteria waarop beoordeeld wordt. Mogelijke BPKV criteria zijn; duurzaamheid, opleverdatum risicobeheersing en planning. De opdrachtgever bepaalt hoeveel waarde er aan een BPKV criterium wordt gegeven. Zo kunnen inschrijvers precies zien aan welke criteria de opdrachtgever de meeste waarde hecht.

Wat is EMVI?

EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. De betekenis van EMVI is op 1 juli 2016 veranderd toen de Aanbestedingswet gewijzigd werd. Voorheen werd EMVI aangeduid als BPKV. Sinds de wijziging is EMVI een overkoepelende term geworden voor de drie gunningscriteria. 

 

De drie gunningscriteria 

 

  1. Beste-prijs-kwaliteit-verhouding 
  2. Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (lifecycle)
  3. Laagste prijs

Wie moeten er allemaal aanbesteden?

De juridische definitie is een lange, met verschillende subdefinities. Simpel gesteld komt het erop neer dat in principe iedereen die belastinggeld uitgeeft, een aanbestedingsplicht heeft.

 

Het betreft dus sowieso: alle ministeries, provincies, waterschappen, gemeenten, belastingssamenwerkingsverbanden, maar Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s) en academische ziekenhuizen, universiteiten, etc. De aanbestedingsplicht kan zelfs gelden voor theatergezelschappen die voor meer dan 50% subsidie (belastinggeld dus) ontvangen (vaak zijn deze instellingen aanbestedingsplichtig zonder het zelf te weten).

Kan ik gewoon inschrijven op een aanbesteding?

Heb je nog nooit meegedaan aan een aanbesteding en vraag je je af of je gewoon mee kunt doen? Het antwoord is ja, in principe kan dat.

 

Het hangt er een beetje van af wat voor soort procedure er wordt gevolgd. Soms moet je je eerst kwalificeren om in te mogen schrijven, maar dat staat dan in de stukken.

 

Let op als je ‘beginner’ bent: er is een aantal standaardzaken dat je op orde moet hebben. Zo heb je in ieder geval nodig:

*E-herkenning

*Registratie op de aankondigingenplatformen

*Verklaring Aanbesteden

*Recent uittreksel KvK (gewaarmerkt)

*Recente verklaring van de Belastingdienst

Dit zijn documenten die je niet ‘de volgende werkdag’ in huis hebt. In sommige gevallen is de verwerkingstijd zelfs langer dan de doorlooptijd van de aanbesteding zelf,  wees dus op tijd met aanvragen! Afhankelijk van de aanbestedingsstukken kan er makkelijk nog wat meer nodig zijn. Weet je niet zeker of je alles hebt? Chat gerust met ons, we kijken wel even met je mee.

Waarom is een aanbestedingsprocedure zo strikt?

Bij aanbestedingen is het uitgangspunt dat iedereen die mee wil doen, gelijke kansen moet hebben om de opdracht te kunnen winnen. Alle belangstellenden  moeten dus ook op dezelfde manier behandeld worden door de aanbestedende dienst. Dat betekent bijvoorbeeld dat je vragen die je hebt, in de vragenronde moet stellen en niet op een netwerkborrel waar je toevallig iemand treft. Antwoorden krijg je via de Nota van Inlichtingen met dezelfde informatie als iedereen en op het zelfde tijdstip als je concurrenten. Dat is allemaal bedoeld om het proces zo eerlijk mogelijk te laten verlopen. Het lijkt soms misschien vervelend, maar uiteindelijk heb jij er ook belang bij dat de procedure eerlijk verloopt. Een kwestie van wennen dus.

Ik begrijp niets van de stukken. Mag ik de inkoper bellen?

In een aanbestedingsprocedure is het zaak dat je je goed aan de voorschriften houdt. Doe je dat niet, dan heb je kans om uitgesloten te worden van deelname. Staat er dus in de aanbestedingsstukken dat je niet mag bellen met de inkoper, doe dat dan ook niet.

 

Meestal staat er wat anders. Namelijk dat er een contactpersoon is voor deze aanbesteding en dat je alleen met deze persoon contact op mag nemen. Bijna altijd staat er een E-mailadres bij en vaak ook een telefoonnummer. Dan kun je dus ook gewoon bellen. Als je om te veel informatie vraagt die anderen niet hebben, zal de inkoper je vanzelf verwijzen naar de vragenronde en de antwoorden in de Nota van Inlichtingen. Lees dus goed wat wel en niet mag en hou je daar aan.

Een aanbesteding winnen. Hoe weet ik of ik kans maak?

Voor veel (beginnende) inschrijvers voelt inschrijven op aanbestedingen als Russisch Roulette. Dat is het niet. Inschrijven op aanbestedingen is vooral: doen wat er staat. Om te bepalen of je een kans maakt om een aanbesteding te winnen, is dus de eerste vraag: kan ik voldoen aan alle eisen? Vervolgens: kan ik ook punten halen op alle wensen? Als het antwoord niet volmondig ‘ja’ is, moet je aan de bak in de vragenronde. Dat is namelijk het moment waarop je nog wat aan de eisen kunt doen.

 

Weet je (voor of na de Nota van Inlichtingen) zeker dat je de opdracht aankan en dat je dat ook hard kan maken, dan is het nog een kwestie van netjes doen wat er van je gevraagd wordt.

 

Staan er eisen in de aanbesteding waar je niet aan kan voldoen en wil de aanbestedende dienst die na de vragenronde ook niet aanpassen? Dan is vaak het nemen van een ‘no bidbeslissing’ het beste. Je bespaart jezelf veel tijd en energie voor iets wat op voorhand geen kans maakt. Want nee, het is écht niet zo dat ze bereid zijn om een eis voor jou te laten vallen of door de vingers te zien dat je dat certificaat niet hebt. Echt niet. Volgende keer beter.

Onze artikelen

Wij vertellen je het laatste nieuws rondom tenders en aanbestedingen.
In aanmerking komen voor een onderhandse overheidsopdracht

Een onderhandse overheidsopdracht, hoe werkt dat precies? Kom ik daarvoor wel in aanmerking? Wij begrijpen dat het ingewikkeld kan zijn. […]

Read more
De 5 meest gemaakte fouten bij het inschrijven op een aanbesteding

Inschrijven op een aanbesteding is niet altijd even gemakkelijk. Het vergt nogal wat tijd en energie en er worden, logischerwijs, […]

Read more
Bezwaar gunning aanbesteding: wanneer en waarom

Een aanbestedingsprocedure is erop gericht om voorkeuren en afkeuren van de overheid uit het proces te halen zodat de beste […]

Read more