Het aanbestedingsproces; leer de vraag achter de vraag kennen

Gebeurt het jou ook wel eens dat je de omschrijving van een aanbesteding leest en denkt; “Wie heeft dit bedacht?”. Je bent niet de enige. Aanbestedingen ogen op het eerste gezicht vaak erg ingewikkeld. Een aanbesteding winnen doe je door de vraag achter de vraag te achterhalen. Leer de verschillende fasen van het aanbestedingsproces en maak meer kans op het winnen van een aanbesteding.

Stappen in aanbestedingsproces

Zodra een aanbesteding gepubliceerd is, is deze helemaal af. Kortom; je ziet het eindproduct, maar niet het aanbestedingsproces dat eraan vooraf gaat. Een proces dat een gemiddelde voorbereidingstijd heeft van een half tot anderhalf jaar. En juist daar vind je veel kostbare informatie.

Totstandkoming aanbesteding

Een aanbesteding komt niet zomaar uit de lucht vallen. Tijdens het aanbestedingsproces probeert de inkoper meerdere interne klanten tevreden te stellen en te houden. Daarnaast spelen er tijdens het proces ook nog politieke gevoeligheden mee. Het eindresultaat is dus vaak een compromis. Waarbij lang niet alleen gekeken wordt naar wat het beste is voor de opdracht en de inschrijvers.

Verdiepen in voorfase van het aanbestedingsproces

Een groot voordeel van zaken doen met de overheid, is dat veel informatie van het voortraject toegankelijk is. Door je hierin te verdiepen, kom je meer te weten over de essentie van de opdracht. Wij begrijpen dat je niet staat te springen om de notulen van een gemeenteraadsvergadering door te nemen. Maar het kan jou net dat extra beetje informatie geven dat je nodig hebt om een tender te winnen.

De informatie over de voorfase van een aanbestedingsproces vind je in onze unieke database TenderXL.

Zaken doen met de overheid

Neem bijvoorbeeld zwembadbouwer Frank. Hij wist al drie jaar lang in welke gemeente er een nieuw zwembad zou komen. Daarnaast was hij ervan op de hoogte dat er veel weerstand was geboden door de bewoners, omdat zij bang waren voor parkeerdruk en geluidsoverlast.

Aanbesteding gepubliceerd

Op het moment dat de aanbesteding gepubliceerd werd, had Frank al een streepje voor. Hij had namelijk de beleidsstukken van de gemeente doorgenomen en de nota’s die daarin werden genoemd bestudeerd. Zo kwam Frank erachter wat de vraag achter de vraag was. Namelijk een laagdrempelige sportvoorziening die een buurtfunctie moet gaan vervullen in een probleemwijk.

Inschrijven aanbesteding

Niet alleen besteedde Frank nadrukkelijk aandacht aan omgevingsmanagement in zijn plan van aanpak, hij werkte ook een methode uit waarbij inspraakmomenten werden gebruik om eventuele bezwaren in een vroeg stadium weg te nemen. Tevens kwam hij met het voorstel kinderen uit de buurt uit te nodigen voor een ontwerpwedstrijd waarmee zij een jaarabonnement onbeperkt zwemmen konden winnen. Frank refereerde daarbij in zijn offerte duidelijk aan de nota “Iedereen sport sportief’ waarin de gemeente sporten voor kwetsbare kinderen promoot. Het zal dan ook niet als een verrassing komen dat Frank de aanbesteding won met mooie scores. En nee, hij was niet de goedkoopste. Hij had gewoon de vraag achter de vraag begrepen en verwerkt in zijn aanbieding.

Wil jij ook meer weten over de vraag achter de vraag? TenderXL heeft beleidsstukken van alle overheden die je met een druk op de knop kunt downloaden.

Neem contact met ons op

Neem telefonisch contact met ons op of vul onderstaand formulier in, we nemen dan binnen 24 uur contact met je op.